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痛点

一、纸质存储困难：纸质档案容易占用大量的空间，存储和检索效率相对较低，同时存在遗失、损坏或破坏的风险。

二、手工管理流程：纸质档案依赖人工操作和手工记录，容易出现操作错误、遗漏或延误，工作效率较低且容易受到人为因素的影响。

三、检索困难：纸质档案检索常常需要花费大量时间和人力资源。档案的定位、取阅和归还过程相对繁琐，影响了工作效率和信息共享。

四、安全风险：纸质档案容易遭受灾害、丢失、盗窃和损坏的风险。未建立明确的权限控制和保密措施，档案的安全性和保密性也存在潜在的威胁。

五、信息孤岛：档案管理通常局限于特定的部门或岗位，存在信息孤岛的问题。不同部门之间的档案共享和协同办公比较困难，影响了企业内部的信息流通和协作效率。

六、难以满足合规要求：对于一些法律法规或行业规范的要求，如个人隐私保护、数据安全和档案保存期限等，手工管理方式难以满足合规性的要求，存在潜在的法律风险。

政务档案管理工作，有党中央、国务院对于新形势下档案工作的高度重视和巨大支持。

随着信息技术的快速发展,电子档案系统也成为了企业信息化管理系统中的重要组成部分。

方案简介

九思智慧档案管理系统，通过全方位的流程动态监控以及界面化管理形式，实现从档案的收集、整理、保存、利用到档案的借阅、归还、信息维护等工作环节为一体的档案全生命周期管理，数字化、智能化的档案管理系统帮助企事业单位转变传统的管理模式，达到高效的管理效果。

业务过程

档案信息录入，管理员对纸质档案信息转化成电子档案的形式进行录入。

档案借阅，完成单位内部人员的档案借阅申请，并让借阅流程做到规范化、合理化。

档案归还，实现内部人员的档案借阅归还功能，并对相关人员档案归还信息记录留痕。

信息维护，档案管理员能够及时对不合理档案、以及其他不合理的信息做出维护操作。

应用架构

基础数据层，以数据库服务和文档服务为支撑。

基础平台层，封装了内容管理、工作流定义、OCR、全文检索、数据传输接口等大量接口、构件。

应用层，实现档案的归档收集、著录项管理、档案编目、门类管理、版本管理、档案借阅、档案检索、档案统计等覆盖档案管理全生命周期的数十种功能应用。

展现层，以门户形式展现，可与其他业务系统集成，实现信息应用的整合与增值。

管理控制台，提供组织架构管理、人员管理、人员的角色/职务/岗位设置、权限管理以及系统安全设置等功能。

系统采用JAVA语言开发，使用了先进的中台技术和微服务架构，采用标准的webservice接口，横向可扩展，纵向可升级，使系统拥有了持续扩展的能力。

底层的智能开发平台目前已经升级到11.0版本，是坚实的数字化、智能化底座，它有力的保障了系统的稳健性、扩展性、开放性、安全性、多组织能力、大并发能力和敏捷开发能力！

核心功能展示

登录界面

支持图片轮播功能：轮播图可以展现档案管理的规范、价值意义等内容。

多种登录安全策略：支持多维密码登录、防暴力破解的图形验证码登录、防止密码泄露的USBkey登录、动态密码卡登录，多种安全策略保障系统登录安全，CA认证，保障传输安全。

档案统计

是档案管理员门户，设置了档案数据的统计图，将数据以图表形式更直观的呈现给管理人员。

借阅管理

借阅列表可以建立完善的档案借阅登记手续，借还记录，能够有效地追溯是谁申请并借出了该资料，有利于管理者对当前资料情况的掌握和及时处理借还问题。

用户可以在我的借阅中提交借阅线上申请。如果用户使用的是线下借阅申请，可能会遇到管理员不在的情况，线下借阅审批不能及时进行，浪费了借阅者的时间成本。

档案管理

实现了电子档案的录入、维护操作，有权限的相关人员可以将不同类型的纸质档案信息转化为电子档案进行记录保存。

可以进行电子档案条件查询操作,根据档案类型、存放地点等条件进行检索查询，便于快速找到指定档案。

同时有权限的相关人员可以对电子档案进行维护操作，及时处理失效的电子档案，避免传统的手工管理流程中繁琐的环节以及可能产生的错误和失误。

知识管理

包含知识栏目和个人文档。

知识栏目：将单位内部的知识、信息进行整合分类，有权限的人员可以对单位知识、信息进行更新、维护操作，能够实现不同职能部门之间知识和信息共享，减少组织中人员之间的壁垒和信息孤岛，促进信息流动。

个人文档：用户可以将个人资料上传至系统中存储，便于用户进行管理，同时用户还可以将个人资料进行共享操作。

九思智慧档案管理系统，为中大型企事业单位创建全新的、高效的、数字化档案管理平台，让档案信息的收、管、存、用畅通无阻！

我们期待与您，合作现在开始，友谊永不结束。